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需求調研在企業軟件項目管理中的應用

2018-9-26 18:12
來自: 培因教育 收藏 分享 邀請

需求調研是企業軟件項目管理中一個至關重要的環節。企業軟件項目中需求調研的充分與否是項目日后成敗的關鍵要素之一。需求調研做得充分、詳細,那么項目就能快速順利地完成;相反,如果需求調研做得不夠細致或者調研 ...

需求調研是企業軟件項目管理中一個至關重要的環節。企業軟件項目中需求調研的充分與否是項目日后成敗的關鍵要素之一。需求調研做得充分、詳細,那么項目就能快速順利地完成;相反,如果需求調研做得不夠細致或者調研錯誤,那么項目很可能出現返工、拖期等情況,這對項目發展是非常不利的。所以項目開始前期必須要把需求調研做完整,做細致。

  在進行需求調研之前,首先要對所調研的企業和項目做一個大致性的了解。將所有項目前期資料進行匯總,了解該企業的背景、業績、職能部門結構等基本信息,了解一些公司項目背景、相關的流程管理等情況,以方便在需求調研的時候能夠比較容易和客戶溝通。接著需要通過銷售了解客戶的書面需求,以便對項目有一個基本輪廓的認識。然后就是可以根據客戶的行業自己規劃一個大致的設計方案,可以編寫一個提綱,羅列出需要進行調研的各個模塊,也就是需求調研模板;同時還可以根據之前準備一些信息和需求調研模板,自己先設計一些問題,做一個需求調研問題列表,這樣在進行調研之前就有了一個比較充分的準備。在需求調研開始之前,必須要準備好三種心態:(1)確定一種與客戶進行平等交流的心態,需求調研是為了能更好地進行自己的工作,更好的為客戶探討問題,解決問題;而不是接受問題,更不是來指導客戶工作,一切要以客戶的具體需求為先。(2)平靜面對需求變更的心態。在需求調研的過程中,有時候往往會出現雙方對需求了解不一致,造成需求前后不一致;或有時由于客戶需求的忽然發生變更;這時應當心平氣和地引導客戶,盡量達到需求的理解一致。(3)保持足夠的信心和耐心的心態。在需求調研的過程中,有時候可能會出現需要調研的職能部門負責人沒有時間參與,導致調研時間需要延后的情況,這時候需要控制好自己的心態,要有耐性,不能急躁也不能半途而廢,匆匆結束調研,要做好不怕一切困難的準備,把調研做好。

  除了做好基本的準備以外,在需求調研之前,我們還必須要提高自身的能力。(1)增強對客戶企業業務知識的了解,了解企業的一些行業性術語,以便能夠更好地與客戶交流。(2)對一些工程類企業所做的工程項目有大致性的了解。(3)提高自身的速記能力和文字表述能力,提高自己與客戶的溝通能力。(4)提高自身的文檔寫作能力和綜述能力,以便書寫一份優秀的調研報告。

  理論上,需求調研的時間占項目總體時間的三分之一左右,其參與人員一般是項目經理以及有實施經驗的技術服務工程師,也可以是整個項目團隊。因為需求調研,并不只是聽客戶的描述(事實上,很多客戶對自己要做什么事,也不一定描述得清楚),還要對客戶的潛在需求進行取舍和挖掘。因此,企業軟件項目的關鍵就在于需求的管理和流程的建模。

  需求調研必須遵循一定的流程,而且在調研過程中要規范,調研有條不紊,對客戶有理有據,調研中資料做好備份,做到有備無患。同時調研中要抓住主要人物,把握主要脈絡。主要流程如下:

  在需求調研的過程中,我們要對企業內部人員和所搜集到的需求進行分類。對企業內部人員的分類是指要抓住企業中對信息化項目管理起關鍵作用的中層干部。因為高層干部雖然可以起到領導作用,但是由于工作比較忙,可以進行需求調研的時間不多,所以在調研過程中所占的分量不大。而一些職能部門的中層干部,由于對各部門、各模塊的運行情況、具體流程比較清晰,而且時間充裕,是我們要集中進行需求調研的對象。同時,有了這些中層干部的配合,其他的業務人員也會比較支持和配合,使需求調研事半功倍。

  對需求進行分類,是指對用戶提出的需求進行分級管理,抓住主要需求,合理處理次要需求。一般來說,需求主要分為以下幾類:(1)一級需求:即關鍵性的需求。是客戶提出來必須要實現的需求,這是客戶業務處理過程中的關鍵性步驟,如果不滿足這些需求,則意味著項目無法進行,后繼的實施也無法進行下去。(2)二級需求:次關鍵性需求。即新模塊或者新功能的增加,一些關鍵性的基礎組件。(3)非關鍵性需求:主要是用戶的一些自定義的需求。如軟件界面或者操作方式等,這些不會對項目產生大的影響。(4)個人喜好需求:每個調研用戶根據自身習慣或者方式提出的需求。

  調研訪談結束,需求收集完成并分類后,就可以開始編寫需求調研報告了。調研報告要注意以下幾點:句子和段落要簡練。使用正確的語法、拼寫、標點。使用術語,要保持一致性,并在術語表或數據字典中定義它們。編寫人員要努力正確地把握需求。多個需求盡可能拆分開,可以按模塊或者職能部門來劃分需求,整個需求文檔細節上要保持一致。避免在需求報告中過多的申述需求。在多處包含相同的需求可以使文檔更易于閱讀,但也會給文檔的維護增加困難。文檔需經客戶高層領導確認,有錯誤或者不足的地方可進行修改。經過修訂后,就可以確定最終的需求調研報告書了。至此,需求調研也就告一段落,項目經理和技術工程師就可以按照需求調研報告書來進行項目的計劃和實施工作了。

  總的來說,“好的開始是成功的一半”,“沒有調查,就沒有發言權”,做好需求調研,是企業軟件項目成功的基礎。如果需求調研做得不好,不夠細致,到時再回來做功課,會事倍功半,得不償失。


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